Kommunikationsstrategi for SGI Håndbold

(Udarbejdet November 2012)

 

Erfaringer 


Nedenstående viser en liste over tiltag vi allerede har gennemført indenfor kommunikationsområdet. 

  • E-mail
  • Facebook-side
  • Facebook-grupper
  • Pjecer
  • Infoskærm
  • Cloud-deling
  • Ny hjemmeside
  • Kampprogrammer
  • Nyhedsbreve
  • Infoplakater
  • Infosedler
  • Kampkort
  • Diverse møder
  • Lokal medie 
 

Følgende tiltag har især virket (gode erfaringer)

  • Hjemmeside – Vores hjerte, vores vigtigste kommunikationsforum
  • E-mail – Hurtig målrettet information med stor nytte.
  • Facebook – træner/ledere bliver fri for at Sms’ og E-maile med spillere og andre interessenter.
  • Pjecer – bruges som en positiv velkomstfolder
  • Kampprogram – kan læses i hallen
  • Hjerting Posten – Vores informationskilde til lokalsamfundet.


 

Afklaring og målsætning


A. Målgrupper

  • Den interne målgruppe for kommunikationspolitikken er:
    • Klubbens medlemmer
    • Trænere
    • Ledere
    • Forældre
    • Forældreforening
    • SGI’s håndbolds venner

  • Den eksterne målgruppe for kommunikationspolitikken er:
    • Lokalbefolkningen
    • Sponsorer
    • Eksterne samarbejdspartnere
 

B. Afklaring

  • Afklaring med Hjerting Posten, Budstikken, Ugeavisen og JV omkring indhold, afleveringsfrist og evt. aftale omkring billeder.
  • Til ekstern: Personer, der er dedikerede omkring jagten på den gode historie, og får den meldt ud.
  • Intern, vi får den relevante kommunikation/information ud til medlemmer, afdelinger og udvalg
  • Hænge billeder i hallen af de forskellige udvalg, for at synliggøre medlemmerne af disse


C. Mål
 
 
 

Mål for Kommunikationsområdet – kort sigt (1-2 år)

Kommunikative mål

Strategi



1.  Enkel og effektiv intern kommunikation og information – 60 % tilfredshed (august 2013)


  • Optimere hjemmesiden efter behov – opstart (december 2012) – Der udarbejdes et spørgeark / arbejdsark.

  • Lave en undersøgelse på hjemmesiden, hvor målgruppen kan stemme / kommentere omkring tilfredsheden (juni 2013)

  • Opdatering af kampe og sponsorer på infoskærmen i hallen (august 2013)
  • Hvert udvalg skal vælge en kommunikationsansvarlig (august 2013)
  • Synliggøre kommunikationspolitikken og – strategien på hjemmesiden (august 2013)



2.  Synliggøre vores position, som førende håndboldklub i området – Kendskabsgrad i lokalbefolkningen min 60 % (december 2012)

 
  • Få 6 gange resultater og referater fra ungdomsdivisionskampe i JV (okt 2012)
  • Skrive referater til diverse håndbold-sites ugentligt (okt. 2012)
  • Skrive referater til vores hjemmeside (okt. 2012)
  • Aftale med fotograf (jan 2013)
  • Lave et spørgeskema til kendskabsgradsanalyse (november 2012)
  • Streethaandball i Idrætsnatten (august 2013)
 
 
 

Mål for Kommunikationsområdet – lang sigt (3-5 år)

Kommunikative mål

Strategi



1.  Enkel og effektiv intern kommunikation og information – 75 % tilfredshed (august 2016) 

 


  • Videreudvikle på ovennævnte kortsigtede handlinger. (august 2014 – oplæg klar)
  • Udvælgelse af en presseansvarlig (august 2014)
  • Definere en ny kommunikationspolitik og -strategi (august 2016)
  • Synliggøre ny-kommunikationspolitik og –strategi (september 2016) på de kommende kommunikationsplatforme.
  • Lave et spørgeskema til kendskabsgradsanalyse (november 2016)

     

 


2.  Synliggøre vores position, som førende håndboldklub i området – Kendskabsgrad i lokalbefolkningen min 70 % (december 2017)

 

  • Videreudvikle på ovennævnte kortsigtede handlinger. (august 2014 – oplæg klar)
  • Udvælgelse af en presseansvarlig (august 2014)
  • Livestreaming af kampe i Guldagerhallen og til finalerne i Vesterhavs Cup (august 2015)
  • Vi skal i regional tv min én gang årligt (august 2016)
 
 

Udviklingsmål.

  • Videreudviking af hjemmeside
  • PR-ansvarlig
  • Gennemførsel af undersøgelser
  • Livestreaming
  • Fotograf
  • Opdatering af skriftlig materiale (pjecer m.v.)

     

 
3. Organisatorisk

A. Vision omkring kommunikation

  • SGI Håndbold har følgende vision for kommunikationsområdet:

Vi vil skabe en enkel, effektiv intern og ekstern kommunikation / information i og omkring klubben
 

 

B. Organisatoriske mål for kommunikationsområdet


Organisatoriske mål for Kommunikation – kort sigt (1-2 år)

Organisatoriske mål

Strategi



1.  En velfungerende kommunikation, der er delegeret ud i organisationen. (august 2015) 

 


  • Hvert udvalg skal vælge en kommunikationsansvarlig (august 2013)
  • Der afholdes møde med de enkelte udvalgte kommunikationsansvarlige, hvor strategien præsenteres (januar 2014)
  • Succeskriterierne for god kommunikation, skal defineres på udvalgets første møde – 3 mål (januar 2014)
  • Udvælgelse af en presseansvarlig (august 2014)
  • Der afholdes evalueringsmøder i forhold til kommunikation (januar / august) (fra august 2014) 
 




C. Ressourcemæssige krav

  • Nødvendige kompetencer nødvendige i forhold til realisering af kommunikationsstrategien.
    • Vedholdenhed
    • Kontaktskabende
  • Andre nødvendige ressourcer og teknologier.
    • Medlemsdatabase
      •  Til udsendelse af nyhedsbreve
    • Hjemmeside 
      • Til alle informationer omkring klubbens aktiviteter og udvalg
    • Facebook-side
      • Til den korte hurtige besked eller link til hjemmesiden
    •  

D. Økonomi

  • Følgende økonomiske ressourcer kræves for at realisere SGI Håndbolds kommunikationsstrategi:
 

          2013

          2014

          2015

          2016

          2017

Videreudvikling af hjemmeside

1000

1000

5000

1000

1000

Gennemførsel af undersøgelse

500

500

500

500

500

Livestreaming

0

0

10000

0

0

Fotograf

500

500

500

500

500

Opdatering af pjecer / PR-ansvarlig

2000

2000

2000

2000

2000

 
   
 

E. Kommunikation 

 
  • I forhold til kommunikationsarbejdet, ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter ved at :
    • Stille os til rådighed for pressen, sponsorer og andre interessenter.
    • Nyhedsbrev, hver 14. dag.
    • Vi ønsker at være opsøgende mht. at synliggøre vore mange aktiviteter.
    • Vi vil opdaterer pressen med pressemeddelelser og anden information. 

  

  • Den interne kommunikation fra bestyrelsen og udvalg til organisationen, foregår via Facebook.com, hjemmeside og E-mail. 
  • Kommunikationen sker i takt med at bestyrelse og udvalg træffer evt.  nye beslutninger. 
  • Der skal udarbejdes diverse skabeloner for breve, kontrakter, referater mm.  Dette arbejde udføres af de udvalgte kommunikationsansvarlige, og vil udmunde i en designmanual.
  • Klubbens nøglepersoner (bestyrelse, afdelingsledere / afdelingstrænerer og sportsudvalgsmedlemmer) udtaler sig i forhold til breddearbejdet.
  • Klubbens nøglepersoner (bestyrelse, sportsudvalgsmedlemmer, 1. holdstrænere og talentkoordinatorer) udtaler sig i forhold til talentarbejdet.
  • Klubbens formand udtaler sig i forhold til kritiske situationer (dødsfald, pædofili og andre alvorlige ulykker). Dette skrives ind i trænerkontrakter og kommissorier for udvalg (april 2013).
  • Vi vil revidere vores kommunikations politik / strategi med jævne mellemrum

 

6. Overordnet handlingsplan

 

(Opgaver med Fed skrift er delmål) 

Opgaver

Hvornår

Få 6 gange resultater og referater fra ungdomsdivisionskampe i JV

 Oktober 2012

Skrive referater til diverse håndbold-sites ugentligt

 Oktober 2012

Skrive referater til vores hjemmeside

 Oktober 2012

Medlemsdatabasen til udsendelse af nyhedsbreve

 November 2012

Lave et spørgeskema til kendskabsgradsanalyse

 November 2012

Udsende nyhedsbrev hver 14. dag første gang

 November 2012

Optimere hjemmesiden efter behov – opstart (december 2012) – Der udarbejdes et spørgeark / arbejdsark.

 December 2012

Synliggøre vores position, som førende håndboldklub i området – Kendskabsgrad i lokalbefolkningen min 60 %

 December 2012

Aftale med fotograf

 Januar 2013

Vi vil opdatere pressen med pressemeddelelser og anden information

 Januar 2013

Referater/informationer på hjemmesiden under de forskellige udvalg.

 Januar 2013

Der udarbejdes en designmanual

 April 2013

Hvem udtaler sig om hvad skrives ind i kommissorier og trænerkontrakter

 April 2013

Opdatering af informationsmaterialer

 Juni 2013

Lave en undersøgelse på hjemmesiden, hvor målgruppen kan stemme / kommentere omkring tilfredsheden

 Juni 2013

Hvert udvalg skal vælge en kommunikationsansvarlig

 August 2013

Streethaandball i Idrætsnatten

 August 2013

Opdatering af kampe og sponsorer på infoskærmen i hallen

 August 2013

Hvert udvalg skal vælge en kommunikationsansvarlig

 August 2013

Synliggøre kommunikationspolitikken og – strategien på hjemmesiden

 August 2013

Enkel og effektiv intern kommunikation og information – 60 % tilfredshed

 August 2013

Der afholdes møde med de enkelte udvalgte kommunikationsansvarlige, hvor strategien præsenteres

 Januar 2014

Succeskriterierne for god kommunikation, skal defineres på udvalgets første møde – 3 mål

 Januar 2014

Der afholdes evalueringsmøder i forhold til kommunikation

 August 2014

Udvælgelse af en presseansvarlig

 August 2014

Revideret handlingsplan for intern kommunikation

 August 2014

Der afholdes evalueringsmøder i forhold til kommunikation

 Januar 2015

Definere en ny kommunikationspolitik og -strategi

 August 2015

Livestreaming af kampe i Guldagerhallen og til finalerne i Vesterhavs Cup

 August 2015

En velfungerende kommunikation, der er delegeret ud i organisationen

 August 2015

Vi skal i regional tv min én gang årligt

 August 2016

Enkel og effektiv intern kommunikation og information – 75 % tilfredshed

 August 2016

Synliggøre ny-kommunikationspolitik og –strategi  på de kommende kommunikationsplatforme

 September 2016

Lave et spørgeskema til kendskabsgradsanalyse

 November 2016

Synliggøre vores position, som førende håndboldklub i området – Kendskabsgrad i lokalbefolkningen min 70 %

 December 2017

  

Yderligere information